Für eine Firmenfeier gilt dasselbe wie für private Events: Man soll die Feste feiern, wie sie fallen. Vielleicht sogar ein bisschen öfter, denn
Firmenevents sind ausgesprochen wichtig. Mitarbeiter lernen sich auf Betriebsfeiern besser kennen und die Bindung zwischen Geschäftspartnern wird mit einem schönen Fest auch emotional gestärkt.
Es ist daher essenziell, die jeweilige Feier rechtzeitig zu planen und alles Nötige zu organisieren. Je nach Event sollte es intern oder nach außen kräftig beworben werden, damit genügend Gäste kommen. Überlegen Sie, mit welchem Programm eine stimmungsvolle Atmosphäre entstehen kann, die alle Beteiligten mitnimmt und einen wunderbaren Eindruck hinterlässt. Lassen Sie sich im Zweifelsfall dazu von einem Experten beraten.
Ziele definieren für Ihr Firmenevent
Sie können ein Fest nur deswegen feiern, weil es einfach Spaß macht. Mindestens ebenso sinnvoll ist es, Feiern gezielt zu planen, um damit etwas zu erreichen. So sind Betriebsfeiern wichtig, damit sich Kollegen länger frei unterhalten können und dabei auch private Einblicke in ihr Leben gestatten. Solche Events müssen nicht immer im großen Kreis stattfinden, es kann auch nur eine einzige Abteilung betreffen.
Dazu kommen Firmenfeiern für Geschäftspartner und Kunden. Bei solchen Gelegenheiten werden meist berufliche Fragen diskutiert, aber auch Privates erzählt. Man öffnet sich und stellt die Beziehung auf eine neue, vertrautere Stufe.
Den Charakter festlegen
Der Charakter des Festes muss dem Anlass angemessen sein. Eine Betriebsfeier oder ein Weihnachtsfest dient der reinen Unterhaltung unter Kollegen, dem Kennenlernen und dem gemeinsamen Spaß. Soll es eher ein berufliches Treffen werden, zum Beispiel von zwei oder mehreren Abteilungen, die sich bisher nicht kannten, wird mehr Platz gebraucht. Eventuell holen Sie auch Coaches oder Seminarleiter ins Boot, die externe Kenntnisse einbringen.
Ähnlich sorgfältig sollte ein Treffen unter Geschäftsfreunden oder Kunden geplant und arrangiert werden. Das Gala-Dinner erfordert zum Beispiel eine andere Location und Ausstattung als ein kleines Meeting mit Catering-Service. Haben Sie für ein Firmenjubiläum genügend Raum im eigenen Haus?
Checkliste erstellen für Firmenevent
Am besten erstellen Sie rechtzeitig eine Checkliste mit allen Fragen und Antworten. So sind Sie sicher, dass Sie am Ende nichts vergessen haben.
Was beabsichtigen Sie mit dem Event?
Wollen Sie Mitarbeiter motivieren oder einfach einen Meet-and-Greet-Nachmittag für ein paar Geschäftspartner veranstalten?
Wen laden Sie ein?
Nur die engsten Vertrauten? Die Mitarbeiter mit ihren Partnern? Eine bestimmte Kundengruppe?
Welche Location kommt infrage?
Der Veranstaltungsort sollte unbedingt zum Event passen, und zwar nicht nur von der Größe, sondern auch vom Ambiente her. Außerdem stellt sich die Frage, ob Sie Übernachtungsgäste haben oder ob es eine gute Verkehrsanbindung geben muss.
Legen Sie den Termin fest!
Berücksichtigen Sie dabei den Terminkalender Ihrer Gäste. In der Vorweihnachtszeit sind manche Geschäftskunden nicht abkömmlich und Studenten erreichen Sie nicht in den Semesterferien.
Wie viel wollen Sie ausgeben?
Planen Sie nicht nur die direkten Mietkosten der Location, sondern veranschlagen Sie auch ein Budget für Dekorationen, Personalaufwand, Werbemaßnahmen, Catering und kostenintensive Programmpunkte wie Gastredner oder Künstler.
Erstellen Sie einen Zeitplan!
Sie kennen nun den Zeitpunkt des Events und können die Meilensteine für eine erfolgreiche Organisation festlegen: Einladungen müssen rechtzeitig verschickt werden, ein Programm muss erstellt und die Künstler und/oder Redner gebucht werden.
Benennen Sie ein Orga-Team!
Stellen Sie fest, welcher Mitarbeiter welche Aufgaben übernehmen kann, und delegieren Sie die einzelnen Organisationspunkte mit Zeitplan. Der jeweilige Mitarbeiter sollte Zeit und Eignung mitbringen.
Jedes Event ist anders zu planen, doch einige Grundregeln sind immer zu beachten. Als DJ Firmenfeier unterstütze ich Sie gerne bei der Planung und helfe Ihnen, eine geeignete Location zu finden.
Sprechen Sie mich einfach an.